Los Sistemas: ¿problema o solución para los productores agrícolas?

Muchas veces el software que elegimos para nuestra administración nos trae más complicaciones que soluciones.

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Los buenos sistemas permiten tener información completa y actualizada.

Los buenos sistemas permiten tener información completa y actualizada.

20deEnerode2016a las12:15

A veces Los Sistemas se vuelven un costo más, son difíciles de mantener actualizado ante cada cambio normativo, los proveedores no responden nuestras consultas y muchos otros “peros” que hacen que al final la solución informática no sea más que otro problema.

Tanto que muchas veces los productores agrícolas se sienten tentados a tirar su sistema a la basura y empezar con otro de nuevo, perdiendo no solo la inversión sino el tiempo empleado en hacerlo andar.

Con razón se afirma que los sistemas tienen que servir al negocio y no el negocio a los sistemas, pero la rama no puede tapar el bosque. No caben dudas de que contar con un software bien instalado y operado nos da una capacidad de gestión infinitamente mayor que nuestras anotaciones manuales y nuestra memoria y eso se repaga en eficiencia y eficacia operativa. Se trata de que cada productor desarrolle la habilidad para sacar el mayor provecho de sus sistemas administrativos.

No todos necesitan la misma solución

En primer lugar, no toda empresa necesita el mismo tipo de solución.

Producciones pequeñas

Las producciones que son pequeñas, no diversificadas y de pocas transacciones al año – un campo con monocultivo administrado por su dueño - pueden administrarse con un juego de planillas Excel bien organizadas y relacionadas.

La gran ventaja de estas herramientas es su flexibilidad, rapidez de adaptación a cambios y simpleza. Su mayor debilidad es su limitación para operar planillas de gran tamaño y su relativa inseguridad – hemos visto a algunos productores “perder” sus archivos en una mala operación y con ellos toda su administración.

Empresas más grandes

Las empresas que tienen una cadena de valor más desarrollada, diversidad de unidades de negocio, múltiples campos o explotaciones y demandas informativas más sofisticadas necesariamente deben descansar en un software “corporativo” de los muy buenos que hay en el mercado.

Algunas consideraciones sobre el software son:

  • El valor del software no hay que medirlo en su precio sino por la mejora que aporta a la calidad de la gestión;
  • Más que el precio de la licencia importa negociar el nivel del apoyo y costo de la implementación y del posterior mantenimiento y adaptación a cambios;
  • Es conveniente tener un diseño general del uso de la herramienta y del mapa de procesos del negocio “antes” de hacer la selección para elegir con mejor criterio;
  • Importa hacer un esfuerzo de instalación completo sin dejar “módulos colgados” o funciones sin uso, o bien programar la implementación en sucesivas entregas que sean consistentes;
  • Es probable que el sistema no cubra el 100% de las demandas por lo que es conveniente determinar cómo administrar lo que queda fuera de su alcance de manera congruente;
  • Toda instalación debe organizarse como un proyecto, con recursos dedicados y tiempos establecidos.

Otro factor que es determinante de la calidad de los sistemas es su entorno técnico. Así como nos cuidamos de mantener técnicamente bien las cosechadoras porque sabemos que así protegemos la productividad del negocio los sistemas también requieren un cuidado y actualizado entorno técnico.

Pros y contras

 

Los buenos sistemas permiten tener información completa y actualizada usada por las diversas funciones de la empresa sin redundancias, con posibilidad de gráficos y exposición diversas, con facilidades de simulación y proyección, de búsqueda de datos, de análisis, etc. Un buen sistema corporativo es el reflejo completo de la realidad operativa del negocio expresado en valores.

Sin embargo, no todas son rosas y son pocas las empresas que llegan a ese nivel de excelencia informática.

En nuestra experiencia la barrera principal para acceder a ese nivel se debe más a la falta de constancia y compromiso en su instalación que a fallas técnicas o de diseño propias del software. Muchas veces el trabajo de implementación “queda a medias”.

En este punto es importante considerar que introducir un sistema corporativo produce un alto impacto organizacional y requiere de una nueva disciplina de trabajo.

Los procesos operativos deben ser readecuados y hay tareas muy específicas que deben quedar bajo responsables determinados.

Instalar un sistema corporativo “cambia” las organizaciones y demanda un esfuerzo de recapacitación a todo el equipo de trabajo.

 

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