El factor humano en la gestión: “Ahorrar en gente sale caro”

Sabemos que los gastos de personal son significativos, que la burocracia es mala palabra, que encontrar buenos colaboradores es complicado, en fin, todas buenas razones para tener poco personal en la nómina de una PYME y gestionar el negocio de la manera más personal y directa posible.

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El problema surge cuando se hace evidente que tomar estas decisiones es demasiado para una sola cabeza. Fuente: Barrero y Larroudé.

El problema surge cuando se hace evidente que tomar estas decisiones es demasiado para una sola cabeza. Fuente: Barrero y Larroudé.

15deJuniode2015a las12:56

Aceptado todo lo dicho la pregunta habría que formularla al revés, es decir, ¿cuándo se justifica incorporar un nuevo colaborador en el equipo humano de una empresa? Tratemos de elaborar una respuesta que no sea “de manual”.

Cuando el negocio es suficientemente pequeño y todos los eventos de la gestión pueden concentrarse en una persona, no hay dudas de que lo más eficaz y rentable es dirigir uno mismo las operaciones. Entonces, todas las decisiones productivas, comerciales, administrativas, logísticas y financieras quedan en el cerebro del manager que tiene la habilidad para interpretar el estado de situación de cada momento y tomar las decisiones correctas.

El problema surge cuando se hace evidente que tomar estas decisiones es demasiado para una sola cabeza. Normalmente la primera respuesta es buscar el asesoramiento de especialistas que ayuden a pensar las decisiones del negocio en las que nos sentimos más desamparados.

Aparecen así figuras muy habituales en las empresas agropecuarias: los ingenieros agrónomos, los veterinarios, los contadores y los abogados. Con estos especialistas nos reunimos para tomar las decisiones más críticas de la gestión. 

Sin embargo, aún no hemos justificado la existencia de una estructura fija propia y permanente en la que podamos delegar las tareas de la gestión. 

¿Cuándo construir? ¿A qué ritmo? ¿De qué tamaño?

En general hay dos indicadores que nos avisan sobre la necesidad de crear cierta estructura:

  • Baches en el conocimiento de asuntos técnicos
  • Incapacidad de resolver la carga de trabajo

Este último punto se nota con cierta facilidad: conciliaciones bancarias atrasadas, inventarios no actualizados, contabilidad demorada, flujo de caja incompleto, cuentas a pagar vencidas, etc.  Normalmente el deterioro administrativo es generalizado y produce un grave perjuicio: falta de información confiable para la toma de decisiones.

Cuando un empresario no puede confiar en los datos de su administración se aficiona a gestionar “de memoria” o con el auxilio de un cuaderno personal. Mala señal.

Es frecuente  que se intente resolver el desborde operativo con el aumento del número de empleados. Esta suele ser una trampa en la que caen muchos empresarios que no advierten que el exceso de carga de trabajo puede estar originado en otras razones que no son la falta de personal, como la falta de buenos sistemas administrativos o por procesos ineficientes. En estos casos sumar más personal no resuelve nada.

En realidad la buena administración de una empresa descansa simultáneamente en tres factores: equipo humano, sistemas y procesos, y un factor no compensa los otros.

La segunda trampa que suele ocurrir es la contratación del personal menos calificado y más barato posible para que se ocupe de actualizar el trabajo pendiente. Contratar personal de baja formación y potencial es un severo error, sobre todo cuando el equipo humano es pequeño.

Más vale calidad que cantidad

La mano de obra no calificada agrega muy poca capacidad de gestión y no resuelve el problema de conocimiento, que es una condición indispensable para una buena administración.

Una vez que se ha decidido la incorporación de un nuevo empleado es indispensable apuntar a una persona que sume talento al equipo de trabajo y que eleve la capacidad de gestión de la organización.

Hay funciones en las que una empresa necesariamente debe contar con gestores de buen nivel: finanzas, impuestos, logística y comercialización, entre otras. El escatimar un buen salario es un pésimo negocio, debido a que el pretendido ahorro se pierde holgadamente con la pérdida de buenas decisiones. Por ejemplo, ¿cuánto valor agrega un gestor capaz de elaborar un buen arreglo de canje, o que nos da ideas para reducir el IVA fiscal inmovilizado en AFIP? 

El mejor consejo que se puede dar a un empresario de PYME es que tenga un equipo de colaboradores de buen nivel. Así como afirmamos que las operaciones se degradan rápidamente cuando fallan los recursos de la administración también es cierto que pocas personas bien formadas y motivadas operando buenos sistemas y procesos son capaces de mantener una gestión eficaz aun en empresas de buen tamaño y facturación.

El talento es negocio

Nuestra recomendación es siempre elegir el talento. Hay que dejar que la gente talentosa optimice sus tareas y genere economías con su ingenio. Delegar solo es sensato cuando quien recibe la responsabilidad es capaz de ejecutarla con igual o mayor eficacia que quien delega y esa condición requiere indispensablemente contar con gente talentosa. 

Cuando un empresario no puede liberarse de las tareas operativas compromete además su capacidad para optimizar su negocio. La correcta delegación de tareas le permite salir del encierro del día a día para proyectar, aprender, innovar y fijar la atención del directivo en las decisiones de estrategia. Este es un valor intangible muy grande puesto que no es fácil medir cuantitativamente la riqueza que generan las buenas ideas.

En resumen, es bueno para nuestras organizaciones formar equipos de trabajo altamente competentes que nos ayuden a encontrar cada día la mejor forma de hacer las cosas, a mejorar la calidad operativa, a aprender de los errores y a liberar el tiempo suficiente para que los empresarios nos dediquemos a aquello que no podemos delegar: gobernar estratégicamente nuestro negocio. 

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