Claves para el crecimiento sostenido de una empresa rural

Cuando una empresa rural crece se enfrenta con un dilema: ¿Cómo transferir la inteligencia del negocio de la cabeza del dueño al resto de la organización? La clave está en apuntalar el crecimiento con procesos formalizados.

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Los procesos son justamente esa “forma de hacer las cosas” que la empresa ha aprendido en el tiempo.

Los procesos son justamente esa “forma de hacer las cosas” que la empresa ha aprendido en el tiempo.

04deAgostode2015a las14:00

Normalmente el know how de una empresa en expansión se concentra en pocas personas que han ido mejorando sus prácticas con la experiencia. En la medida en que los equipos de trabajo crecen, ese saber debe llegar a los nuevos colaboradores de manera clara y efectiva.

Es necesario transformar la inteligencia individual en inteligencia grupal, y la mejor manera de lograrlo es crear a un sistema que sea simple, compartido y accesible por todos. Organizarse por una cadena de procesos bien definida es la mejor escuela posible para que los nuevos miembros del equipo puedan "aprender haciendo".

¿Qué es la organización por procesos?

Los procesos son justamente esa “forma de hacer las cosas” que la empresa ha aprendido en el tiempo. A su vez, cada proceso se descompone en tareas y cada tarea tiene una forma profesional de proceder. Así, se puede acceder al conocimiento abstracto por una vía concreta.

Veamos un ejemplo: una campaña agrícola es un proceso compuesto por una cantidad de tareas: la preparación del suelo, la compra de insumos, el monitoreo del clima, y la gestión de fletes, entre muchas otras.

Si tomamos la tarea de “gestionar fletes” observaremos que es recomendable planificar a comienzo de cada campaña el total de fletes esperados, identificar posibles oferentes, solicitarles cotización por kilómetro, acordar con dos o tres un plan de trabajo, pactar condiciones, supervisar el inicio y fin de un servicio, controlar las liquidaciones y emitir las órdenes de pago.

Formalizar este procedimiento de la tarea permite medir la eficiencia de cada etapa: optimizar la gestión de fletes desde el primer eslabón y potenciar el resultado final.

Una empresa da un gran salto de calidad cuando puede documentar sus procesos de forma tal que sus operaciones se hagan consistentemente de acuerdo a las mejores prácticas. Lo contrario sería “inventar la rueda” cada año, dejar las operaciones libradas al criterio de cada gestor y desaprovechar la experiencia acumulada.

Seis ventajas de las empresas con procesos formalizados:

  • Tienen conocimiento despersonalizado y accesible
  • Pueden delegar operaciones con confianza
  • Ganaron en coordinación y previsibilidad
  • Mejoraron la comunicación (tanto internamente como con sus proveedores)
  • Agilizaron los procesos de control y capacitación
  • Pueden revisar sus procesos y mejorarlos metódicamente

Esta última ventaja es, en mi opinión, la principal. Cuando un proceso no alcanza los resultados esperados permite que sea más fácil observar los puntos de fallo, analizar sus causas y las posibles soluciones y, sobre todo, convocar a los propios gestores a que metódicamente mejoren la tarea que tienen entre manos.

Toda empresa que está en fase de crecimiento debe plantearse la formalización de sus procesos como paso lógico y necesario de su evolución.  Es tan necesario  como hacer el plano de una remodelación antes de contratar los albañiles.

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